Fragen und Antworten
Die Diskussion die über 20 Minuten ging habe ich anbei nochmals als Fragen und Antworten hier dokumentiert.
Wie ist Sysmex nach dem Go-Live organisiert?
Sysmex arbeitet in Streams – thematisch gegliederten Bereichen wie Order to Cash, Purchase to Pay oder Record to Report. Jeder Stream hat einen Lead, der auf regionaler und globaler Ebene Änderungsanforderungen prüft und den SAP-Standard schützt. Drei Instanzen arbeiten zusammen: Stream Leads, Senior Management und IT. Das Senior Management ist seit dem Projekt deutlich enger eingebunden als vorher.
Wie strukturiert ihr Feedback-Termine mit den Fachabteilungen?
Es gibt wöchentliche Stand-up-Meetings pro Stream, in denen sich Key User austauschen. Feste Protokolle gibt es nicht – das Format richtet sich situationsbedingt nach dem aktuellen Thema. Die Key User sind erfahren genug, um ihr Publikum einzuschätzen und die Kommunikation entsprechend anzupassen. Ergänzend finden Foren, Workshops und gezielte Veranstaltungen statt, um aktiv zuzuhören.
Nach welchen Kriterien wurden die Key User ausgewählt?
Sysmex hat einen Katalog erstellt, der Erwartungshaltung und Aufgaben der Key-User-Rolle beschreibt. Dieser ging an die Führungsebene der Tochtergesellschaften, die dann geeignete Kandidaten benannt haben. Alles läuft auf freiwilliger Basis. Das Unternehmen hat eher das Problem, Bewerbungen ablehnen zu müssen, als zu wenige Interessenten zu finden.
Wie viel Zeit wird Key Usern für die Rolle eingeräumt?
Im Headquarter ist die Key-User-Rolle ein Vollzeitjob. In den Tochtergesellschaften übernehmen Mitarbeitende die Aufgabe neben ihrem regulären Job. Bei konkreten Projekten – etwa einem Release-Upgrade mit umfangreichen Tests – wird der Aufwand vorab kommuniziert, zum Beispiel drei Wochen intensives Testen. Im Alltag hängt der Aufwand von der Größe der Tochtergesellschaft ab: In kleinen Einheiten ist der Key User weniger gefragt, in größeren ist er täglicher Ansprechpartner für alle SAP-Fragen.
Wie habt ihr den Übergang vom Projektmodus in den Produktmodus geschafft?
Dieser Übergang dauert bis heute an. Ein entscheidender Vorteil: Die Projektmitarbeitenden waren nie freigestellt, sondern haben ihren regulären Job parallel weitergeführt. Dadurch gab es keinen harten Bruch. Organisatorisch wurde zwischen zwei Ebenen getrennt: ein Team für technisches Change Management (Änderungen am System) und ein Team für den First-Level-Support (AMS). Änderungen aus dem Support werden im Stream bewertet und dann umgesetzt oder abgelehnt.
Wie dokumentiert ihr Änderungen am System?
Extrem umfangreich. Sysmex nutzt den SAP Solution Manager als zentrale Plattform für technische Dokumentation und Transportmanagement. Für jeden technischen Change gibt es mehrere Dokumente, die ausgefüllt, freigegeben und hochgeladen werden müssen. Rund 30–40 Prozent der IT-Arbeitszeit fließen in Dokumentation. Key User sind daran beteiligt. Für Schulungsdokumentation wird SAP Enable Now eingesetzt.
Wie ist die Key-User-Community aufgebaut und wie wird sie gemanagt?
Die Stream Leads sind in der Regel auch Teamleiter der Key-User-Gruppen im Headquarter. Torben Draeger leitet zum Beispiel das Team Finance & Controlling mit fünf bis sechs Personen und ist gleichzeitig Stream Lead für Record to Report in der Region EMEA. In den Tochtergesellschaften sind Key User keine eigene Stellenbezeichnung, sondern eine zusätzliche Rolle – etwa für Kreditorenbuchhalter oder Einkäufer. Die Abstimmung mit dem globalen Headquarter in Japan erfolgt regelmäßig.
Läuft die Kommunikation rund um SAP nur über Key User?
Nein. Es gibt eine eigenständige Kommunikationsstruktur: Projektleiter kommunizieren unabhängig, die IT hat eine eigene Change-Management-Abteilung, und es werden verschiedene Kanäle bespielt – Teams, E-Mail, direkter Austausch. Bei strategisch wichtigen Themen wird pyramidenförmig kommuniziert: zuerst Management Directors, dann Abteilungsleiter, dann die gesamte Organisation. Auch das Senior Management kommuniziert aktiv zu SAP-Strategien und Budgetentscheidungen.
Nutzt ihr den SAP Companion für In-App-Hilfe?
Technisch ist der Companion vorhanden, produktiv wird er aber nicht genutzt. Im Projekt lag der Fokus darauf, Mitarbeitende über klassische Schulungskurse in Enable Now zu qualifizieren – eine Voraussetzung, um überhaupt testen zu dürfen (CSV-Vorgabe). Nach dem Projekt war der Companion-Rollout geplant, wurde aber zurückgestellt, als SAP die Partnerschaft mit WalkMe ankündigte.
Habt ihr SAP Fiori direkt mit S/4HANA eingeführt oder erst danach?
Direkt mit dem Go-Live. Sysmex hat den SAP GUI komplett abgelöst und ist auf Fiori Only gegangen. Das war eine der größten Herausforderungen für die Anwendenden, weil gewohnte Transaktionscodes und die vertraute Oberfläche wegfielen. Im Rückblick war es die richtige Entscheidung, weil ein Folgeprojekt zur GUI-Ablösung entfiel. Draeger empfiehlt aber: Erst das Fiori Launchpad einführen, gewohnte Transaktionen beibehalten und dann schrittweise ausgewählte Fiori-Apps ergänzen.
Was ist die größte Erkenntnis nach dem Go-Live?
Die Strukturen aus dem Projekt zu bewahren ist die größte Herausforderung. Key User, Wissen und Prozesse dürfen nicht verloren gehen. Die Mitarbeitenden, die das Projekt getragen haben, sollten auch danach in ihrer Rolle bleiben. Der echte Change ist kein einmaliges Ereignis, sondern tägliche Arbeit – im Spagat zwischen Standardbewahrung und Weiterentwicklung.
Kommt gerne in die nächste Kaffee-Ecke und in das jährliche Vor-Ort Treffen – dem SAP Learning & Change Forum!
